如何使用保留原則保護組織內的 OneDrive for Business 檔案

OneDrive for Business 刪除後，檔案則無法回覆

若需要保護公司內部資料檔案，可透過保留原則的方式進行保護

但該方式需先行開啟設定

請參考以下步驟

 

1. 以系統管理員身分，登入 https://protection.office.com/

2. 點選「資訊控管」→「保留」→「建立」

 

 

3. 輸入原則名稱，接著點選「下一步」

 

 

4. 依照需求設定需保留的時間，以及保留內容的依據，接著點選「下一步」

 

 

5. 點選「讓我選擇一個特定位置」，勾選「OneDrive 帳戶」，接著點選「下一步」

 

 

6. 確認設定正確後，點選「建立此原則」。※ 最多需要1天才能將保留原則套用到您所選擇的位置。

 

 

7. 建立完成後，可以看到該原則的狀態為「開啟（擱置中）」

 

 

8. 需等待設定處理完成後，會顯示「開啟（成功）」

 

 

9. 此時若受保留原則規範的 OneDrive 檔案刪除時，即使於第二階段資源回收桶清除，一樣可以從保留文件庫（Preservation Hold Library）查詢到該檔案

 

 

 

 

另外，保留文件庫存取方式，請參考以下兩種方式的步驟

 

1. 登入系統管理中心，展開「使用者」點選「作用中使用者」，接著點選欲查看的使用者帳號，點選「OneDrive」，點選「建立檔案連結」

 

 

2. 連結產生後，點選連結

 

 

方式一

 

3. 點選右上角齒輪符號，接著點選「網站內容」

 

 

4. 即可看到「文件保留庫（Preservation Hold Library）」

 

 

5. 開啟「文件保留庫（Preservation Hold Library）」即可看到第二階段資源回收桶也清空的資料，並可以選擇下載

 

 

 

 

方式二

 

3. 點選文件

 

 

4. 開啟欲檢查的 OneDrive，並複製網址

 

 

5. 將網址最後“_layouts/15/onedrive.aspx”更換為“_layouts/15/viewlsts.aspx”，開啟網頁後即可看到「文件保留庫（Preservation Hold Library）」

 

 

6. 開啟「文件保留庫（Preservation Hold Library）」即可看到第二階段資源回收桶也清空的資料，並可以選擇下載